La gestion documentaire facile

GED : gagnez du temps et de l’espace grâce aux nouvelles technologies

Le temps où nous étions contraints de conserver des archives très volumineuses, des milliers de documents, est bel et bien révolu, et ce grâce à ce que l’on appelle la GED, ou gestion électronique des documents, un concept à la base anglo-saxon, nommé le DMS, ou document management system. Le but est de permettre aux entreprises en particulier, de ne pas avoir à conserver des millions de pages inutilement, en utilisant tout simplement un logiciel de gestion électronique des documents.

Le but est de pouvoir archiver par le biais d’un logiciel de GED, les documents existants, dans un premier temps. Ainsi, il sera nécessaire de numériser des quantités massives de pages, afin de pouvoir les convertir dans un format numérique, totalement dématérialisé. Mais outre le stockage, une navigation sera aussi nécessaire pour retrouver facilement les pages qui ont été ainsi archivées. Il faudra donc que ce fameux logiciel de GED soit apte aussi à permettre une recherche simple et ergonomique au sein de ce contenu.

Gestion et numérisation des données

Les logiciels de type spécialiste de la GED sont aptes à vous permettre ainsi de gérer différentes tâches, tout en permettant un gain de place exponentiel. Ce sont des solutions qui sont évidemment sollicitées par les entreprises, mais pas seulement. Ces solutions concernent aussi et surtout les administrations, qui doivent posséder un archivage très important de documents, ce qui peut à terme nécessiter des hangars entiers totalement remplis de documents. Le fait d’utiliser la GED permet donc de réduire à un volume extrêmement bas cette masse de documents.

Et les logiciels de GED ne sont pas près de disparaître : en effet, la progression de ces programmes au niveau commercial, augmente de manière exponentielle avec le temps, d’autant plus que les besoins sont de plus en plus forts. Grandes structures, administrations, mais aussi TPE et PME ont donc besoin de solutions en GED pour faciliter leur archivage, et permettre une utilisation plus ergonomique des données.

C’est donc une vraie révolution qui s’opère à propos de la gestion des documents : après avoir archivé les données les plus anciennes, tous les nouveaux documents seront alors édités de manière à pouvoir être conservés numériquement. C’est donc la fin du support papier en matière de stockage de données, ou presque !

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Accueil 30 août 2017